Proformarechnung für Muster und Ersatzlieferungen

Welche Angaben bei kostenlosen Waren helfen, wie der Zollwert belegt wird und warum kostenlos nicht automatisch zollfrei bedeutet.

Von Lucas Duys. Veröffentlicht am 2026-11-04.

Auch kostenlose Muster und Ersatzlieferungen brauchen einen belegbaren Zollwert. Eine Proformarechnung dokumentiert Waren ohne Zahlungsforderung. Sie ist weder eine Methode zur Zollwertermittlung noch eine Bewilligung der Zollbefreiung. Klären Sie zuerst, warum die Ware kostenlos ist. Danach folgt die passende Bewertung. [1] [2]

Diese fünf Angaben vorbereiten

Fordern Sie vom Lieferanten eine Proformarechnung an. Sammeln Sie dazu die Belege:

Sendung zuordnen. Absender, Empfänger, Datum und Belegnummer angeben. Jeden Artikel mit der Packliste abgleichen.
Ware beschreiben. Produkt, Material, Verwendung und Menge nennen. „Muster“ allein beschreibt die Ware nicht ausreichend.
Kostenlose Lieferung erklären. Muster, Garantieersatz oder einen anderen Grund nennen. Falls vorhanden, auf den ursprünglichen Auftrag verweisen.
Wert und Grundlage angeben. Währung und Wert je Artikel nennen. Die Belege für diesen Wert beifügen. Nicht EUR 1 oder null einsetzen, nur weil keine Zahlung fällig ist.
Lieferkosten trennen. Lieferbedingung und benannten Ort angeben. Fracht- und Versicherungsbelege beifügen. So kann der Anmelder prüfen, welche Kosten bereits enthalten sind. [1] [2]

Bei Ersatzlieferungen helfen außerdem die ursprüngliche Rechnung, Garantiebedingungen sowie Belege zur Rücksendung oder früheren Einfuhr. Damit kann der Anmelder das Geschäft und ein vorgesehenes Zollverfahren prüfen.

Erst die Methode, dann den Wert prüfen

Die Transaktionswertmethode setzt einen Verkauf zur Ausfuhr in die EU voraus. Bei einer eigenständigen kostenlosen Lieferung ohne Verkauf darf kein Kaufpreis erfunden werden. Ist die Methode nicht anwendbar, werden die Methoden nach Artikel 74 in der gesetzlichen Reihenfolge geprüft. Auf Antrag des Anmelders kann die Reihenfolge der deduktiven Methode und der Methode des errechneten Werts umgekehrt werden. [2]

Eine normale Preisliste des Lieferanten kann als Beleg helfen. Sie legt aber nicht allein die Bewertungsmethode fest. Prüfen Sie auch, ob die kostenlosen Waren bereits Teil eines bezahlten Gesamtvertrags sind.

Eine Befreiung getrennt prüfen

Die Bezeichnung „Muster“ macht eine Sendung nicht zollfrei. Artikel 86 verlangt Warenmuster von geringem Wert, deren Aufmachung und Menge nur die Verwendung zur Auftragswerbung zulassen. Der Zoll kann eine Kennzeichnung oder das Unbrauchbarmachen für andere Zwecke verlangen. [3]

Auch „Garantieersatz“ auf der Proformarechnung bewilligt keine Befreiung. Halten Sie die Wertermittlung und einen möglichen Befreiungsantrag getrennt in der Sendungsakte fest.