Pro-formafactuur voor monsters en vervangende goederen

Welke gegevens gratis goederen nodig hebben, hoe u de douanewaarde onderbouwt en waarom gratis niet automatisch vrij van invoerrechten is.

Door Lucas Duys. Gepubliceerd op 2026-11-04.

Ook gratis monsters en vervangende goederen hebben een onderbouwde douanewaarde nodig. Een pro-formafactuur beschrijft goederen zonder betaalverzoek. Het is geen methode om de douanewaarde te bepalen en geen vrijstelling van invoerrechten. Leg eerst vast waarom de goederen gratis zijn. Bepaal daarna hoe ze moeten worden gewaardeerd. [1] [2]

Verzamel deze vijf gegevens

Vraag de leverancier om een pro-formafactuur. Bewaar ook de onderliggende stukken:

Koppel de zending. Vermeld afzender, ontvanger, datum en documentnummer. Koppel elk artikel aan de paklijst.
Beschrijf de goederen. Noem product, materiaal, gebruik en aantal. Alleen “monsters” zegt niet welk product het is.
Leg de gratis levering uit. Gaat het om een monster, vervanging onder garantie of een andere afspraak? Vermeld waar nodig het oorspronkelijke ordernummer.
Toon de waarde en de basis. Vermeld valuta en waarde per artikel. Voeg het bewijs voor die waarde toe. Vul niet EUR 1 of nul in omdat er geen betaling volgt.
Maak leveringskosten zichtbaar. Vermeld de leveringsvoorwaarde en genoemde plaats. Voeg vracht- en verzekeringsstukken toe. Zo kan de aangever zien welke kosten al zijn inbegrepen. [1] [2]

Verzamel bij vervanging ook de oorspronkelijke factuur, garantievoorwaarden en eventuele stukken over retourzending of eerdere invoer. Daarmee kan de aangever de transactie en een voorgestelde douaneregeling beoordelen.

Eerst de methode, dan het bedrag

De transactiewaardemethode begint bij een verkoop voor uitvoer naar de EU. Bij een losse gratis levering zonder verkoop mag u geen verkoopprijs verzinnen. Als deze methode niet past, beoordeelt u de methoden van artikel 74 in de wettelijke volgorde. Op verzoek van de aangever mogen de aftrekmethode en berekende-waardemethode van volgorde wisselen. [2]

Een normale prijslijst van de leverancier kan bewijs leveren. Die kiest op zichzelf geen waarderingsmethode. Controleer ook of de gratis goederen al onder een grotere betaalde overeenkomst vallen.

Beoordeel vrijstelling apart

Het woord “monster” maakt een zending niet vrij van invoerrechten. Artikel 86 stelt voorwaarden aan monsters van geringe waarde. Hun presentatie en hoeveelheid moeten het gebruik beperken tot het werven van orders. De Douane kan eisen dat ze worden gemerkt of onbruikbaar worden gemaakt voor ander gebruik. [3]

Ook “vervanging onder garantie” op de pro-formafactuur is geen goedgekeurde vrijstelling. Leg de waardebepaling en een eventuele vrijstellingsclaim apart vast in het dossier.