Handelsrechnung für den Zoll: welche Angaben sie braucht

Die Handelsrechnung ist für den Zoll das Papier, auf dessen Grundlage der Zollwert der Waren angemeldet wird [2]. Das Durchführungsrecht zum Zollkodex verlangt die Rechnung über den angemeldeten Transaktionswert ausdrücklich als Beleg [1], und dieser Transaktionswert ist der Preis, der für die Waren bei einem Verkauf zur Ausfuhr in die EU tatsächlich gezahlt wurde oder zu zahlen ist [4]. Aus der Handelsrechnung kommen außerdem Verkäufer, Lieferbedingung, Währung, Preise und Warenbezeichnung der Einfuhranmeldung [3]. Welche Angaben sie tragen sollte, ergibt sich deshalb aus diesen Datenelementen.

Wofür der Zoll die Rechnung braucht

Die Rechnung ist eine Unterlage im Sinne des Zollkodex: Sie muss bei Abgabe der Zollanmeldung im Besitz des Anmelders sein und für die Zollbehörden bereitgehalten werden [4]. Vorzulegen ist sie, wenn die Zollstelle es im Einzelfall verlangt oder das Unionsrecht es vorsieht; auf welche Vorlage bei ATLAS grundsätzlich verzichtet wird, ergibt sich aus der Verfahrensanweisung zu ATLAS [2]. Ein solcher Verzicht ändert nichts an der Aufbewahrungspflicht und an einer späteren Vorlage, etwa bei einer Prüfung [2].

In der Anmeldung wird die Rechnung im Datenelement 12 03 „Unterlage“ mit einem Code aus der Codeliste I0200 angegeben [3]. Dort steht N380 für die Handelsrechnung, N935 für die Rechnung, auf deren Grundlage der Zollwert der Waren angemeldet wird, und N325 für die Proformarechnung [5].

Welche Angaben die Anmeldung übernimmt

• Verkäufer. Name und Anschrift des Verkäufers als Ausführer, bei Reihengeschäften des letzten Verkäufers vor der Einfuhr [3].
• Lieferbedingung. Der Incoterm-Code und der darauf bezogene Ort [3].
• Währung. Die Währung, auf die der Geschäftsvertrag lautet [3].
• Gesamtbetrag und Positionsbeträge. Die Positionsbeträge müssen zusammen den Gesamtbetrag ergeben. Trägt der Verkäufer nach der Lieferbedingung auch Beförderungs- oder Versicherungskosten, sind sie auf die Positionen aufzuteilen, zum Beispiel die Fracht nach Gewicht und die Versicherung nach Wert [3].
• Nettopreis. Sind die Angaben der Zollwertanmeldung erforderlich, wird der Nettopreis nach Abzug von Rabatt und Skonto angemeldet [3].
• Warenbezeichnung. Die übliche Handelsbezeichnung, so genau, dass sich die Ware einreihen lässt [3]; mehr dazu im Ratgeber Warenbeschreibung in der Zollanmeldung.

Was die Rechnung meist nicht sagt, sind Fracht und Versicherung bis zur EU-Grenze bei einer Lieferung ab Werk oder FOB, und bei Sendungen über 20.000 Euro die Angaben zur Verbundenheit von Käufer und Verkäufer [3]. Wie Sie diese Lücken schließen, zeigen die Ratgeber Zollwert berechnen und ATLAS-Einfuhranmeldung vorbereiten.

Handelsrechnung und Zolltarifnummer

Viele Lieferanten drucken einen HS-Code auf die Rechnung. Das Harmonisierte System legt aber nur die ersten sechs Stellen der Codenummer fest [6], während die Einfuhranmeldung im Datenelement 18 09 die elfstellige Warennummer verlangt [3]. Eine Zolltarifnummer auf der Handelsrechnung ist deshalb ein Hinweis, den Sie prüfen, nicht das Ergebnis. Verantwortlich für die Richtigkeit der Angaben in der Anmeldung ist, wer sie abgibt [4]. Was die einzelnen Stellen bedeuten, steht im Ratgeber Statistische Warennummer, Zolltarifnummer und TARIC-Code.

Handelsrechnung auf Englisch

Die Hauptzollämter sind Finanzbehörden im Sinne der Abgabenordnung [8], und dort gilt: Die Amtssprache ist Deutsch [7]. Werden Belege in einer fremden Sprache vorgelegt, kann die Finanzbehörde verlangen, dass unverzüglich eine Übersetzung vorgelegt wird, in begründeten Fällen eine beglaubigte [7]. Eine englische Handelsrechnung ist damit ein Beleg, dessen Übersetzung die Zollstelle verlangen kann. Für eine Ursprungserklärung auf der Rechnung gelten eigene Regeln der Abkommen, beschrieben im Ratgeber Ursprungserklärung auf der Rechnung.

Proformarechnung und „Zollrechnung“

Haben die Waren keinen Handelswert, etwa weil sie nicht zum Weiterverkauf bestimmt sind, oder handelt es sich um eine Schenkung, verlangt die Zollverwaltung eine Pro-forma-Rechnung, aus der der tatsächliche Wert der Ware hervorgeht [2]. Handelsrechnung und Proformarechnung haben in ATLAS verschiedene Codes [5].

Einen eigenen Beleg „Zollrechnung“ nennt die Zollverwaltung in ihrer Liste der Unterlagen für die Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr nicht; dort stehen die Handelsrechnung und, für Waren ohne Handelswert, die Pro-forma-Rechnung [2]. Der Unterschied zwischen Zollrechnung und Handelsrechnung ist also kein rechtlicher: Für den Zoll zählt die Rechnung über den angemeldeten Transaktionswert [1]. Neben ihr kann die Zollstelle eine Liste der Packstücke mit dem Inhalt jedes einzelnen verlangen, wenn eine Ware in mehreren Packstücken gestellt wird [2].

Athren bereitet den Zollfall aus der Versand-E-Mail vor, füllt die Anmeldung aus Rechnung, Packliste und Konnossement vor und fragt nach, wo eine Angabe fehlt; Ihr Deklarant prüft, was offen ist, und reicht die Anmeldung in Ihrer zertifizierten ATLAS-Software ein. Athren reicht nichts beim Zoll ein.