KI-Software für Zollagenturen: Kundenmails und Zollanmeldungen

KI-Software hilft Zollagenturen an der Stelle zwischen Postfach und ATLAS: Sie liest die Kundenmail mit Handelsrechnung, Packliste und Transportdokument, ordnet sie einer Sendung zu, überträgt die Angaben in die Zollanmeldung, schlägt Codenummern vor und formuliert die Rückfrage, wo ein Dokument schweigt. Eingereicht wird die Anmeldung weiter mit der zertifizierten Teilnehmersoftware, die für ATLAS vorgeschrieben ist [2], und verantwortlich für ihre Angaben bleibt, wer sie abgibt, die Zollagentur als Vertreter eingeschlossen [1]. Welche Werkzeuge es dafür heute gibt und wer bei ihnen jeweils anmeldet, zeigt unsere Vergleichsseite, jeder Anbieter in seinen eigenen Worten und mit Quelle.

Was KI-Software mit einer Kundenmail macht

Eine typische Kundenmail bringt mehrere Anhänge und wenig Text: eine Rechnung als PDF, eine Packliste, vielleicht ein Konnossement oder einen Frachtbrief, dazu eine Zeile wie „bitte verzollen“. Die Arbeit daran lässt sich in fünf Schritte teilen, und an jedem kann Software ansetzen:

1. Lesen. Die Anhänge werden geöffnet und gelesen, auch Scans und Tabellen.
2. Zuordnen. Die Mail gehört zu einem Kunden und einer Sendung, oft zu einer, die schon läuft.
3. Übertragen. Verkäufer, Lieferbedingung, Währung, Beträge und Warenbezeichnung aus der Rechnung, Packstücke und Massen aus der Packliste, Referenz und Container aus dem Transportdokument. Welche Angabe in welches Datenelement gehört, steht im Ratgeber ATLAS-Einfuhranmeldung vorbereiten.
4. Vorschlagen. Eine Codenummer je Rechnungsposition, mit dem Weg über Position und Unterposition.
5. Nachfragen. Wo die Rechnung nicht reicht, eine Frage an den Kunden oder seinen Lieferanten, die sich aus dem Datenblatt beantworten lässt.

Am fünften Schritt zeigt sich, was eine Software taugt. Steht auf der Rechnung nur „ceramic plate“, fehlt die Angabe, an der die Einreihung hängt: Geschirr aus Porzellan gehört in die KN-Unterposition 6911 10 00 mit 12 %, Geschirr aus Steinzeug in 6912 00 23 mit 5,5 % [4]. Software, die hier eine Codenummer rät, statt die Frage nach dem Material zu stellen, verschiebt die Arbeit nur nach hinten.

Was in der ATLAS-Software bleibt

Für die Teilnahme an ATLAS ist eine geprüfte, zertifizierte Software erforderlich; die Generalzolldirektion zertifiziert sie für jedes ATLAS-Release gesondert [2]. Die Liste der Softwareanbieter auf zoll.de nennt dafür Name und Version jeder zertifizierten Teilnehmersoftware [2]. Eine KI-Software, die Fälle vorbereitet, ersetzt diese Software nicht. Sie liefert die vorbereitete Anmeldung zu, und der Deklarant reicht sie dort ein, wo er heute einreicht.

Was beim Anmelder bleibt

Mit der Abgabe einer Zollanmeldung ist der Beteiligte verantwortlich für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben und für die Echtheit, Richtigkeit und Gültigkeit der beigefügten Unterlagen [1]. Gibt ein Zollvertreter die Anmeldung ab, gelten diese Pflichten auch für ihn [1]. Das ändert sich nicht dadurch, dass eine Software die Angaben vorbereitet hat. Für eine Zollagentur heißt das: Jeder Wert, den sie übernimmt, muss sich bis zu seinem Dokument zurückverfolgen lassen, und jede Codenummer muss ein Deklarant entschieden haben. Was ein prüfbarer Vorschlag dafür zeigen muss, steht im Ratgeber Zolltarifierung mit KI.

Worauf Zollagenturen bei der Auswahl achten

• Bereitet sie vor, oder reicht sie ein? Wer die Anmeldung beim Zoll einreicht, tut das über zertifizierte ATLAS-Software [2]. Fragen Sie, in welcher Software die Anmeldung am Ende liegt und wer sie abschickt.
• Woher stammt jeder Wert? Ein Wert ohne die Rechnungszeile, aus der er gelesen wurde, lässt sich nur prüfen, indem man ihn noch einmal sucht.
• Fragt sie, oder rät sie? Eine offene Angabe als benannte Frage ist mehr wert als eine Codenummer ohne Grundlage. Prüfen lässt sich eine vorgeschlagene KN-Unterposition mit ihrem Pfad zum Beispiel in der kostenlosen Zolltarifnummer-Suche.
• Was passiert mit den Daten? Kundenmails enthalten personenbezogene Daten. Verarbeitet ein Anbieter sie im Auftrag der Agentur, braucht es nach der Datenschutz-Grundverordnung einen Vertrag, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung festlegt, und die Agentur darf nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten [3].
• Was sieht der Deklarant? Am Ende zählt, wie gut er einen vorbereiteten Fall prüfen kann, nicht wie viel die Software allein erledigt.

Athren ist eine solche Software für die Vorbereitung: Es liest die Kundenmail mit ihren Dokumenten, füllt die Zollanmeldung vor, schlägt für eindeutige Rechnungspositionen eine Codenummer vor, formuliert die Rückfrage, wo die Rechnung nicht reicht, und reicht selbst nichts beim Zoll ein. Ihr Deklarant prüft, was offen ist, und reicht die Anmeldung in Ihrer zertifizierten ATLAS-Software ein.