Zollabteilung auslagern oder selbst verzollen?

Um selbst Zollanmeldungen abzugeben, braucht ein Importeur eine EORI-Nummer, eine Anmeldung zur Teilnahme an ATLAS, Software, die mit ATLAS kommuniziert, Mitarbeiter, die Tarifierung, Ursprung und Zollwert beherrschen, und einen Weg, die Abgaben zu zahlen [1] [3] [4]. Eine Zollagentur bringt all das mit, aber die Unterlagen bleiben Ihre Sache, und bei direkter Vertretung bleiben Sie Anmelder und Zollschuldner [1].

Die Entscheidung dreht sich deshalb weniger darum, wer das rechtliche Risiko trägt, als darum, wo das Wissen über Ihre Waren sitzt und wie viele Anmeldungen anfallen.

Was Sie für die eigene Verzollung brauchen

• Eine EORI-Nummer. Jeder im Zollgebiet der EU ansässige Wirtschaftsbeteiligte braucht eine, und sie ist für jede Zollabfertigung Pflicht [2]. Die Pflicht zur Registrierung steht in Artikel 9 UZK [1].
• Den Zugang zu ATLAS. Die Teilnahme an einer elektronischen Datenübermittlung bedarf nach § 8a der Zollverordnung der vorherigen Anmeldung [3], und die Zollverwaltung führt eine Liste der Anbieter zertifizierter Software für ATLAS [4].
• Fachwissen im Haus. Mit der Abgabe der Anmeldung ist der Anmelder für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben und die Echtheit der Unterlagen verantwortlich [1]. Das heißt bei jeder Sendung: Codenummer, Ursprung und Zollwert.
• Einen Weg zu zahlen. Einen Zahlungsaufschub bewilligt der Zoll auf Antrag und gegen Sicherheitsleistung [1]. Die Einfuhrumsatzsteuer kann ohne Sicherheitsleistung aufgeschoben werden, wenn sie in voller Höhe als Vorsteuer abziehbar ist [5].
• Die Aufbewahrung. Unterlagen und Angaben werden für Zollprüfungen mindestens drei Jahre aufbewahrt [1].

Was sich mit einer Zollagentur ändert

Die Zollagentur gibt die Anmeldung als Ihr Vertreter ab, direkt in Ihrem Namen oder indirekt im eigenen [1]. Bei direkter Vertretung bleiben Sie Anmelder und schulden den Zoll; bei indirekter ist die Zollagentur Anmelder, und Sie schulden ihn beide [1]. Der Ratgeber Direkte oder indirekte Vertretung zeigt, was das für Zoll und Einfuhrumsatzsteuer heißt.

Was in beiden Fällen bei Ihnen bleibt: Jeder, der unmittelbar oder mittelbar an der Erfüllung der Zollförmlichkeiten beteiligt ist, muss dem Zoll die verlangten Unterlagen und Angaben liefern [1], und Handelsrechnung, Packliste und Präferenznachweis kommen von Ihrer Seite des Geschäfts. Die Zollagentur tarifiert nach dem, was Sie schicken. Eine unklare Rechnungsposition wird zur Rückfrage an Sie, und eine späte Antwort kann die Ware aufhalten.

Abgerechnet wird pro Zollanmeldung, mit Aufschlägen je weitere Codenummer und für die Auslage der Abgaben über das Aufschubkonto der Zollagentur. Die veröffentlichten Preislisten stehen im Ratgeber Was kostet die Zollabwicklung?.

Der Weg dazwischen

Zwischen beiden liegt ein dritter Weg: das Wissen im Haus, die Abgabe außer Haus. Ihre eigenen Mitarbeiter halten Artikelstamm, Codenummern und Präferenznachweise aktuell und stehen dafür ein, und eine Zollagentur gibt die Anmeldungen auf dieser Grundlage ab. Die Arbeit der Zollagentur wird zum Prüfen und Abgeben, und Ihre Mitarbeiter sehen jede Anmeldung, bevor oder nachdem sie abgegeben wurde.

Das bereitet auch den Status als zugelassener Wirtschaftsbeteiligter vor, falls Sie ihn später anstreben. Zu seinen Kriterien gehören ein hohes Maß an Kontrolle über Abläufe und Aufzeichnungen und, für die zollrechtlichen Vereinfachungen, praktische Befähigung oder berufliche Qualifikation, die unmittelbar mit der Tätigkeit zusammenhängt [1].

Die Fragen, die entscheiden

• Menge. Wie viele Einfuhranmeldungen im Jahr, und wie viele Codenummern je Anmeldung?
• Wiederholung. Kommen dieselben Waren immer wieder, oder ist jede Sendung neu?
• Maßnahmen. Beantragen Sie Präferenzen, oder führen Sie Waren mit Antidumpingzoll ein? Beides hängt an Unterlagen Ihres Lieferanten.
• Eingangsorte. Kommen Ihre Waren über einen Hafen oder Flughafen an, oder über viele?
• Wer heute antwortet. Wer in Ihrem Unternehmen beantwortet heute die Fragen der Zollagentur, und wie lange dauert eine Antwort?

Gleichmäßige Mengen wiederkehrender Waren über einen Eingangsort sprechen eher für die eigene Zollabteilung. Wenige Anmeldungen, viele verschiedene Waren und viele Eingangsorte sprechen eher für eine Zollagentur. Was je Sendung an Abgaben auf dem Spiel steht, zeigt der Einfuhrabgaben-Rechner, gleich wer anmeldet.