Zollagentur finden: worauf Importeure achten sollten

Eine Zollagentur wählen Sie nach dem aus, was Sie vor der ersten Sendung prüfen können: ob sie Sie direkt oder indirekt vertritt, ob sie dort ansässig und zugelassen ist, wo sie es sein muss, was sie pro Zollanmeldung und je weitere Position berechnet, über wessen Aufschubkonto die Abgaben laufen und was Sie nach jeder Verzollung zurückbekommen. Die Form der Vertretung kommt zuerst, denn sie entscheidet, wer Anmelder ist und wer den Zoll schuldet [1].

Direkte oder indirekte Vertretung

Als direkter Vertreter gibt die Zollagentur die Anmeldung in Ihrem Namen ab: Sie sind Anmelder und schulden den Zoll. Als indirekter Vertreter handelt sie im eigenen Namen für Ihre Rechnung, und Sie schulden den Zoll beide als Gesamtschuldner [1]. Keine der beiden Formen ist allgemein besser. Wichtig ist, dass Sie wissen, welche für Ihre Einfuhren gilt, und dass sie schriftlich festgehalten ist. Was für die Einfuhrumsatzsteuer folgt, steht im Ratgeber Direkte oder indirekte Vertretung.

Der Status der Zollagentur

Ein Zollvertreter muss im Zollgebiet der Union ansässig sein, außer wenn er für Personen handelt, die dort nicht ansässig sein müssen [1]. Eine Zollagentur kann außerdem selbst den Status als zugelassener Wirtschaftsbeteiligter (AEO) haben. Artikel 39 UZK nennt die Kriterien: keine schwerwiegenden oder wiederholten Verstöße gegen Zoll- und Steuervorschriften, ein hohes Maß an Kontrolle über Abläufe und Aufzeichnungen, Zahlungsfähigkeit und praktische Befähigung oder berufliche Qualifikation für die Tätigkeit [1]. Auf der Abfrageseite der Europäischen Kommission können Sie AEO-Inhaber nach Name, ausstellendem Land und Art der Bewilligung suchen [2].

Die Preisliste

Lassen Sie sich die Preise schriftlich geben, für Ihre eigene Art von Sendung: wie viele Codenummern eine Zollanmeldung enthält, was jede weitere kostet und was für ATLAS-Gebühr, Lagergeld, Zollbeschau oder eine Berichtigung nach der Überlassung hinzukommt. Veröffentlichte Listen unterscheiden sich stark im Preis je weitere Position. Die Zahl der Positionen auf Ihrer typischen Rechnung entscheidet deshalb mehr als der Grundpreis. Der Ratgeber Was kostet die Zollabwicklung? stellt veröffentlichte Preislisten nebeneinander.

Über wessen Aufschubkonto gezahlt wird

Einen Zahlungsaufschub bewilligt der Zoll auf Antrag und gegen Sicherheitsleistung [1]. Legt die Zollagentur Zoll und Einfuhrumsatzsteuer über ihr eigenes Aufschubkonto aus, kann sie dafür eine Vorlageprovision berechnen; der Kostenratgeber nennt die veröffentlichten Sätze. Haben Sie selbst ein Aufschubkonto, vereinbaren Sie, über welches Konto welche Sendung läuft.

Was die Zollagentur von Ihnen braucht

Die Unterlagen, die für das Verfahren erforderlich sind, müssen sich bei Abgabe der Anmeldung im Besitz des Anmelders befinden und dem Zoll zur Verfügung stehen [1]. In der Praxis sind das Handelsrechnung, Packliste und Transportdokument, und für einen Präferenzzollsatz der Präferenznachweis, den das Abkommen vorsieht [4]. Jeder Beteiligte muss dem Zoll auf Verlangen die erforderlichen Unterlagen und Angaben liefern [1]. Eine gute Zollagentur fragt früh nach, was fehlt, und Sie bekommen die Fragen, die nur Sie beantworten können: woraus ein Produkt besteht, wofür es verwendet wird und wo es hergestellt wurde.

Was Sie zurückbekommen

Lassen Sie sich mit jeder Verzollung die abgegebene Zollanmeldung schicken, nicht nur die Rechnung der Zollagentur. Die Unterlagen werden für Zollprüfungen mindestens drei Jahre aufbewahrt [1], und die abgegebene Anmeldung belegt, welche Codenummer, welcher Ursprung und welcher Zollwert für Sie angemeldet wurden. Bei direkter Vertretung wurde sie in Ihrem Namen abgegeben; für diese Angaben stehen Sie ein [1].

Die Vollmacht, schriftlich

Der Zoll kann von der Zollagentur einen Nachweis verlangen, dass Sie sie bevollmächtigt haben [1]. Die Zollverwaltung nimmt ihn in schriftlicher Form, eingescannt per E-Mail oder als digital signierte Vollmacht an [3].

Sieben Fragen vor der ersten Sendung

1. Vertreten Sie mich bei der Einfuhr direkt oder indirekt?
2. An welchen Zollstellen, Häfen und Flughäfen verzollen Sie?
3. Haben Sie den AEO-Status, und unter welcher Bewilligungsnummer?
4. Was kostet eine Zollanmeldung mit meiner üblichen Zahl an Codenummern?
5. Legen Sie Zoll und Einfuhrumsatzsteuer über Ihr Aufschubkonto aus, und zu welcher Vorlageprovision?
6. Wer fragt bei meinem Lieferanten nach, wenn eine Unterlage fehlt, und wann?
7. Schicken Sie mir mit jeder Verzollung die abgegebene Zollanmeldung?