Douane uitbesteden of zelf aangifte doen?

Om zelf invoeraangiften in te dienen, heeft een importeur een EORI-nummer nodig, een Registratie elektronisch berichtenverkeer om in DMS aangifte te doen, mensen die tarief, oorsprong en douanewaarde beheersen, en een manier om de rechten te betalen [1] [2] [3]. Een douane-expediteur brengt dat allemaal mee, maar de documenten blijven uw zaak, en bij directe vertegenwoordiging blijft u aangever en schuldenaar van de rechten [1].

De keuze gaat daarom minder over wie het juridische risico draagt dan over waar de kennis van uw goederen zit, en hoeveel aangiften er zijn.

Wat u nodig hebt voor eigen aangiften

• Een EORI-nummer. Elke marktdeelnemer die in het douanegebied van de EU gevestigd is, heeft er een nodig, en het is verplicht voor elke douaneafhandeling [2]. De registratieplicht staat in artikel 9 DWU [1].
• Toegang tot DMS. In Nederland doet u elektronisch aangifte met DMS, en wie zelf aangifte doet, vraagt eerst een Registratie elektronisch berichtenverkeer aan [3].
• Kennis in huis. Met het indienen van de aangifte is de aangever verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de gegevens en de echtheid van de bescheiden [1]. Dat betekent bij elke zending: goederencode, oorsprong en douanewaarde.
• Een manier om te betalen. Uitstel van betaling verleent de Douane op verzoek en tegen zekerheid [1]. Met een artikel 23-vergunning voldoet u de invoer-btw op uw periodieke btw-aangifte in plaats van bij invoer [4].
• Bewaren. Bescheiden en gegevens worden voor douanecontroles ten minste drie jaar bewaard [1].

Wat er verandert met een expediteur

De expediteur dient de aangifte in als uw vertegenwoordiger, direct op uw naam of indirect op eigen naam [1]. Bij directe vertegenwoordiging blijft u aangever en bent u de rechten verschuldigd; bij indirecte is de expediteur aangever en bent u het allebei [1]. De gids directe of indirecte vertegenwoordiging laat zien wat dat voor rechten en invoer-btw betekent.

Wat in beide gevallen bij u blijft: iedereen die direct of indirect bij de douaneformaliteiten betrokken is, verstrekt de Douane de gevraagde bescheiden en gegevens [1], en de handelsfactuur, de paklijst en het oorsprongsbewijs komen van uw kant van de koop. De expediteur deelt in op basis van wat u stuurt. Een onduidelijke factuurregel wordt een vraag aan u, en een laat antwoord kan de goederen ophouden.

Een expediteur rekent per aangifte, met een bedrag per extra goederencode en een toeslag als hij de rechten voorschiet. De gepubliceerde prijslijsten staan in inklaringskosten.

De weg ertussen

Tussen beide ligt een derde weg: de kennis in huis, het indienen buiten de deur. Uw eigen mensen houden artikelgegevens, goederencodes en oorsprongsbewijzen actueel en staan ervoor in, en een expediteur dient de aangiften op die basis in. Het werk van de expediteur wordt controleren en indienen, en uw mensen zien elke aangifte, voor of nadat die is ingediend.

Dat bereidt ook de AEO-status voor, als u die later wilt. Tot de criteria horen een hoge mate van controle over de activiteiten en de administratie en, voor de douanevereenvoudigingen, praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties die rechtstreeks met de activiteit te maken hebben [1].

De vragen die de keuze bepalen

• Volume. Hoeveel invoeraangiften per jaar, en hoeveel goederencodes per aangifte?
• Herhaling. Komen dezelfde goederen steeds terug, of is elke zending nieuw?
• Maatregelen. Vraagt u preferentiële tarieven aan, of voert u goederen in met antidumpingrecht? Beide hangen af van documenten van uw leverancier.
• Plaats van binnenkomst. Komen uw goederen binnen via één haven of luchthaven, of via veel?
• Wie nu antwoordt. Wie in uw bedrijf beantwoordt nu de vragen van de expediteur, en hoe lang duurt een antwoord?

Een gelijkmatig volume van terugkerende goederen via één plaats van binnenkomst pleit eerder voor een eigen douaneafdeling. Weinig aangiften, veel verschillende goederen en veel plaatsen van binnenkomst pleiten eerder voor een expediteur. Wat er per zending aan rechten op het spel staat, laat de rekentool invoerrechten berekenen zien, wie er ook aangifte doet.