Douane-expediteur kiezen: waar u op let

Kies een douane-expediteur op wat u vóór de eerste zending kunt nagaan: of hij u direct of indirect vertegenwoordigt, of hij voldoet aan de eisen die in Nederland voor vertegenwoordigers gelden, wat hij rekent per aangifte en per extra goederencode, via wiens vergunning de rechten worden betaald en wat u na elke inklaring terugkrijgt. De vorm van vertegenwoordiging komt eerst, want die bepaalt wie aangever is en wie de rechten verschuldigd is [1].

Directe of indirecte vertegenwoordiging

Als directe vertegenwoordiger doet de expediteur aangifte op uw naam: u bent aangever en u bent de rechten verschuldigd. Als indirecte vertegenwoordiger doet hij aangifte op eigen naam voor uw rekening, en bent u de rechten allebei hoofdelijk verschuldigd [1]. Geen van beide vormen is in het algemeen beter. Belangrijk is dat u weet welke voor uw invoer geldt, en dat die op papier staat. Wat dat voor de invoer-btw betekent, staat in directe of indirecte vertegenwoordiging.

De eisen aan de expediteur

Een douanevertegenwoordiger moet in het douanegebied van de Unie gevestigd zijn, behalve als hij optreedt voor personen die daar niet gevestigd hoeven te zijn [1]. In Nederland moet elke vertegenwoordiger, direct of indirect, voldoen aan de AEO-criteria: naleving, een deugdelijke handels- en vervoersadministratie, financiële solvabiliteit en praktische vakbekwaamheid [3].

Een expediteur kan daarnaast zelf de status van geautoriseerde marktdeelnemer (AEO) hebben. Artikel 39 DWU noemt de criteria: geen ernstige of herhaalde overtredingen van douane- en belastingregels, een hoge mate van controle over de activiteiten en de administratie, financiële solvabiliteit en praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties voor het werk [1]. Op de zoekpagina van de Europese Commissie zoekt u AEO-houders op naam, land van afgifte en soort vergunning [2].

De prijslijst

Vraag de tarieven schriftelijk op, voor uw eigen soort zending: hoeveel goederencodes één aangifte omvat, wat elke extra code kost en wat er bijkomt voor opslag, inspectie of een wijziging na inklaring. Gepubliceerde lijsten verschillen sterk in de prijs per extra goederencode. Het aantal regels op uw gewone factuur bepaalt daarom meer dan het basistarief. De gids over inklaringskosten zet gepubliceerde prijslijsten naast elkaar.

Via wiens vergunning wordt betaald

Uitstel van betaling verleent de Douane op verzoek en tegen zekerheid [1]. Schiet de expediteur de rechten en de invoer-btw voor u voor vanuit zijn eigen vergunning, dan kan hij daarover een toeslag rekenen; de gids over inklaringskosten noemt de gepubliceerde bedragen. Hebt u zelf uitstel van betaling of een artikel 23-vergunning, spreek dan af via welke vergunning welke zending loopt.

Wat de expediteur van u nodig heeft

De bescheiden die voor de regeling nodig zijn, moeten bij het indienen van de aangifte in het bezit van de aangever zijn en ter beschikking van de Douane staan [1]. In de praktijk zijn dat de handelsfactuur, de paklijst en het vervoersdocument, en voor een preferentieel tarief het originele oorsprongsdocument: zolang de aangever dat niet heeft, kan het preferentiële tarief niet worden toegepast [4]. Iedereen die bij de formaliteiten betrokken is, moet de Douane op verzoek de nodige bescheiden en gegevens verstrekken [1]. Een goede expediteur vraagt vroeg wat ontbreekt, en u krijgt de vragen die alleen u kunt beantwoorden: waarvan een product is gemaakt, waarvoor het dient en waar het is gemaakt.

Wat u terugkrijgt

Vraag bij elke inklaring de aangifte zoals die is ingediend, niet alleen de factuur van de expediteur. De bescheiden worden voor douanecontroles ten minste drie jaar bewaard [1], en de ingediende aangifte laat zien welke goederencode, oorsprong en waarde voor u zijn aangegeven. Bij directe vertegenwoordiging is die op uw naam ingediend; voor die gegevens staat u in [1].

De machtiging, op papier

De Douane kan de expediteur om bewijs vragen dat u hem hebt gemachtigd [1]. In de aangifte geeft hij met een code aan of hij als directe of als indirecte vertegenwoordiger optreedt [3].

Zeven vragen voor de eerste zending

1. Vertegenwoordigt u mij bij invoer direct of indirect?
2. Bij welke douanekantoren, havens en luchthavens klaart u in?
3. Hebt u de AEO-status, en onder welk vergunningsnummer?
4. Wat kost één aangifte met mijn gebruikelijke aantal goederencodes?
5. Schiet u rechten en invoer-btw voor via uw eigen vergunning, en tegen welke toeslag?
6. Wie vraagt mijn leverancier om een ontbrekend document, en wanneer?
7. Stuurt u mij bij elke inklaring de ingediende aangifte?