Zollbeauftragter: Aufgaben, Rechte und Pflichten

Der Zollbeauftragte sorgt im Unternehmen dafür, dass Einfuhr, Ausfuhr und Versand nach den Zollvorschriften ablaufen: Er überwacht die zollrelevanten Prozesse und die Einreihung der Waren, prüft Präferenznachweise und Ursprungsangaben, hält Sanktionen und Embargos im Blick, spricht mit dem Zoll, begleitet Zollprüfungen und schult die Kolleginnen und Kollegen [1]. Gesetzlich definiert ist die Rolle nicht, und die Verantwortung gegenüber dem Zoll bleibt bei der Geschäftsleitung [1].

Ist ein Zollbeauftragter gesetzlich vorgeschrieben?

Der Begriff „Betriebliche/r Zollbeauftragte/r“ ist weder im deutschen noch im EU-Recht gesetzlich definiert [1]. Die IHK Regensburg beschreibt ihn als unternehmensinterne Funktion, die nicht zwingend eingerichtet werden muss, aber anzuraten ist [1]. Der Zollbeauftragte handelt im Rahmen einer internen Aufgabenübertragung: Er ist fachlich verantwortlich, aber nicht kraft seiner Funktion Zollschuldner. Die Verantwortung gegenüber den Zollbehörden bleibt beim Unternehmen, konkret bei der Geschäftsleitung oder den gesetzlichen Vertretern [1]. Wer eine Zollanmeldung abgibt, ist für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben und für die Echtheit und Gültigkeit der Unterlagen verantwortlich [4].

Damit die Übertragung wirkt, braucht sie eine schriftliche Bestellung, klare Kompetenzen, ausreichende Ressourcen und Kontrollmechanismen; fehlt das, kann im Ernstfall eine Organisationspflichtverletzung vorliegen [1]. Maßgeblich für die Arbeit sind der Unionszollkodex, das nationale Zollrecht wie das Zollverwaltungsgesetz und das Außenwirtschaftsrecht mit AWG und AWV [1].

Wann ein Unternehmen einen Zollbeauftragten braucht

Nach der IHK wird die Rolle meist dann nötig, wenn es um zollrechtliche Bewilligungen geht, etwa eine AEO-Bewilligung: Dafür muss meist namentlich ein qualifizierter zentraler Ansprechpartner benannt werden [1].

Für die AEO-Bewilligung ist die Person ausdrücklich Teil der Prüfung. Bei der Einhaltung der Vorschriften prüft der Zoll neben dem Antragsteller und der Geschäftsleitung auch den Beschäftigten, der für die Zollangelegenheiten zuständig ist, zum Beispiel den Leiter der Zollabteilung: drei Jahre ohne schwerwiegende oder wiederholte Verstöße [2] [3]. Für AEO C muss der Antragsteller oder die für seine Zollangelegenheiten zuständige Person praktische oder berufliche Befähigung nachweisen [2]; in Deutschland prüft der Zoll derzeit nur die mindestens dreijährige praktische Erfahrung im Zollbereich [3]. Für AEO S ist zusätzlich eine Kontaktperson für Sicherheitsfragen zu benennen [2]. Mehr dazu im Ratgeber AEO-Zertifizierung.

Die Aufgaben des Zollbeauftragten

Die IHK nennt als typische Aufgaben, ausdrücklich nicht abschließend [1]:

• ordnungsgemäße Zollabwicklung bei Einfuhr, Ausfuhr und Versand sicherstellen
• alle zollrelevanten Prozesse überwachen und zwischen den beteiligten Abteilungen vermitteln
• die zollrechtliche Einreihung und die davon abhängigen Prozesse überwachen
• Präferenznachweise und Ursprungsangaben prüfen
• Sanktions- und Embargobeschränkungen einhalten
• zollrechtliche Bewilligungen umsetzen und kontrollieren
• mit den Zollbehörden kommunizieren
• Zoll-, Außenwirtschafts- und Präferenzprüfungen vorbereiten und begleiten
• Schulungsbedarf ermitteln und Mitarbeitende schulen
• zollrelevante Vorgänge dokumentieren und archivieren
• die Schnittstellen zwischen ERP-System und ATLAS betreuen
• handelspolitische Maßnahmen umsetzen

Wie sich die Prüfungsbegleitung konkret vorbereiten lässt, steht im Ratgeber Zollprüfung vorbereiten.

Rechte und Pflichten

Die Rechte muss die Geschäftsleitung übertragen und im Unternehmen etablieren. Dazu gehören nach der IHK der Zugang zu allen zollrelevanten Informationen aller beteiligten Abteilungen, die Einbindung in die Geschäftsprozesse und in strategische Entscheidungen mit Zollbezug sowie Weisungs- oder Mitwirkungsrechte im eigenen Aufgabenbereich, bei kritischen Fällen mit einer Stopp-Funktion [1]. Damit diese Autorität trägt, empfiehlt die IHK oft eine Stabsstelle unter der Geschäftsleitung [1].

Zu den Pflichten zählen die sorgfältige Aufgabenerfüllung, die Überwachung der zollrechtlichen Vorgaben, Dokumentation und Kontrolle, die Information der Geschäftsleitung bei Risiken oder Verstößen, interne Audits und Schulungen sowie die Weitergabe von Änderungen im Zollrecht samt den nötigen Prozessanpassungen [1].

Arbeitsanweisung und interne Kontrollen

Eine Arbeits- und Organisationsanweisung ist nach der IHK sinnvoll und in manchen Fällen verpflichtend; sie muss dann allen Mitarbeitenden zugänglich sein [1]. Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der Bücher und Aufzeichnungen nötig sind, müssen zehn Jahre aufbewahrt werden [5]. Als interne Kontrollen nennt die IHK dokumentierte Prozessanweisungen, das Vier-Augen-Prinzip bei sensiblen Vorgängen, regelmäßige Stichproben, dokumentierte Schulungen und Notfallregelungen [1].

Früh eingebunden wirkt der Zollbeauftragte am meisten: im Einkauf bei Lieferantenangaben, Ursprungsinformationen und Lieferantenerklärungen, in der Produktentwicklung bei der Einreihung neuer Produkte, in der IT bei Stammdaten und Schnittstellen [1].

Welche Qualifikation braucht ein Zollbeauftragter?

Eine gesetzlich vorgeschriebene Ausbildung gibt es nicht [1]. Empfohlen sind fundierte Kenntnisse im Zoll- und Außenwirtschaftsrecht, Praxis in Zollverfahren und ATLAS, ein Verständnis von Einkauf, Vertrieb, Logistik und Buchhaltung, Kenntnisse im Präferenzrecht und Ursprungsmanagement und ein Grundverständnis der Exportkontrolle [1]. Für die Einreihung hilft der Ratgeber Zolltarifnummer ermitteln.

Athren arbeitet neben Ihrer Zollagentur oder Ihrer eigenen Zollabteilung und legt sein Ergebnis neben die Zollanmeldung, die abgegeben wurde. So sieht der Zollbeauftragte, wo Codenummer, Ursprungsnachweis oder Zollwert abweichen.