Zollprüfung vorbereiten: Ablauf, Fristen und Unterlagen

Eine Zollprüfung ist die nachträgliche Prüfung Ihrer Zollanmeldungen: Der Zoll darf nach der Überlassung der Waren die Angaben, die Unterlagen und die Buchführung dahinter prüfen, bei Ihnen und bei jedem, der an den Einfuhren beteiligt war [1] [3]. Vorbereiten heißt: die Prüfungsanordnung genau lesen, die Unterlagen des Prüfungszeitraums vollständig bereitlegen und die angemeldeten Codenummern, Ursprünge und Zollwerte mit der eigenen Buchhaltung abgleichen, bevor der Prüfer kommt.

Was bei einer Zollprüfung geprüft wird

Die Zollprüfung stützt sich auf Artikel 48 des Unionszollkodex [2]. Danach darf der Zoll nach der Überlassung die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben in der Zollanmeldung und das Vorliegen, die Echtheit, Richtigkeit und Gültigkeit der Unterlagen prüfen, die Buchführung des Anmelders einsehen und auch frühere oder spätere Geschäftsvorgänge mit denselben Waren [1]. Wer an den Förmlichkeiten unmittelbar oder mittelbar beteiligt ist, muss dem Zoll auf Verlangen alle Unterlagen und Auskünfte innerhalb der gesetzten Frist geben [1].

Neben der Zollprüfung kennt die Zollverwaltung Präferenzprüfungen und außenwirtschaftsrechtliche Prüfungen nach § 23 Außenwirtschaftsgesetz [2]. Eine Prüfung braucht keinen konkreten Anlass, und ein bereits geprüfter Zeitraum kann erneut geprüft werden [3]. Geprüft werden kann jede Person, die unmittelbar oder mittelbar an den Einfuhrgeschäften beteiligt war und Unterlagen dazu besitzt: neben Anmelder und Einführer etwa auch Gesellschafter, Kunden oder Speditionen [3].

Zollprüfung: wie lange rückwirkend?

Eine Zollschuld darf dem Schuldner nicht mehr mitgeteilt werden, wenn seit ihrem Entstehen drei Jahre vergangen sind. Ist sie durch eine Handlung entstanden, die strafrechtlich verfolgt werden konnte, verlängert sich die Frist nach nationalem Recht auf fünf bis zehn Jahre [1]. Ein Rechtsbehelf setzt die Frist für seine Dauer aus [1].

Länger sind die Aufbewahrungsfristen. Der Zollkodex verlangt mindestens drei Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Zollanmeldung angenommen wurde [1]. Die Abgabenordnung verlangt für Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex zehn Jahre, ebenso für Bücher und Aufzeichnungen samt Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen; Buchungsbelege acht Jahre [8]. Amtliche Urkunden und handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise dürfen Sie nicht nur als Bild oder auf einem Datenträger aufbewahren [8].

Die Prüfungsanordnung

Eine Zollprüfung beginnt erst, wenn das zuständige Hauptzollamt eine förmliche Prüfungsanordnung erlassen hat; sie wird rechtzeitig vorher bekannt gegeben, mit Prüfungsbeginn und den Namen der Prüfer [4]. Beigefügt ist das Merkblatt mit dem Formular 0683 zu Ihren Rechten und Mitwirkungspflichten [4]. Die Anordnung nennt den Prüfungszeitraum und den Umfang, also welche Abgaben und Sachverhalte geprüft werden, zum Beispiel der Zollwert, der präferenzielle Ursprung oder nur die Einfuhren von einem bestimmten Lieferanten [4]. Aus wichtigem Grund, etwa Krankheit des zuständigen Personals, kann der Beginn auf Antrag verschoben werden [4]. Gegen die Anordnung ist Einspruch möglich, er hält die Prüfung aber nicht auf, solange keine Aussetzung der Vollziehung gewährt wird [4].

Ablauf, Rechte und Pflichten

Die Prüfung führt das Sachgebiet Prüfungsdienst eines Hauptzollamts durch, während der üblichen Geschäftszeit [5]. Die Prüfer dürfen Geschäftsräume betreten und besichtigen, verlangen einen angemessenen Arbeitsplatz, die nötigen Auskünfte, die sachbezogenen Geschäftsunterlagen und Einsicht in gespeicherte Daten oder einen Datenträger damit [5]. Der Prüfer prüft zugunsten wie zuungunsten des Unternehmens und unterrichtet Sie während der Prüfung über Feststellungen, soweit das den Zweck nicht gefährdet [5].

Führt die Prüfung zu Änderungen, haben Sie Anspruch auf eine Schlussbesprechung, deren Punkte Ihnen vorher mitgeteilt werden; Sie können Berater hinzuziehen oder darauf verzichten [6]. Das Ergebnis steht im Prüfungsbericht. Sie können beantragen, ihn vor der Auswertung zu erhalten und Stellung zu nehmen [7]. Anfechtbar ist erst der Bescheid, mit dem das Hauptzollamt nacherhebt oder erstattet [7].

Checkliste vor dem Prüfungsbeginn

1. Zeitraum und Umfang aus der Anordnung übernehmen und bei der Zollagentur die Liste aller Einfuhranmeldungen auf Ihren Namen für diesen Zeitraum anfordern.
2. Jede Anmeldung mit ihren Unterlagen zusammenführen: Handelsrechnung, Packliste, Transportdokument, Fracht- und Versicherungsrechnungen, Präferenznachweise, Lieferantenerklärungen und der Schriftverkehr mit dem Lieferanten.
3. Codenummer, Ursprung und Zollwert abgleichen. Achten Sie auf denselben Artikel unter zwei Codenummern, auf beanspruchte Präferenzen ohne Nachweis in der Akte und auf Fracht, die im Zollwert fehlt; siehe Zollwert berechnen.
4. Codenummern mit Maßnahmen prüfen. Ein übersehener Antidumpingzoll ist Teil der Zollschuld wie jeder andere Zoll.
5. Fehler selbst korrigieren. Innerhalb von drei Jahren nach Annahme kann der Anmelder beantragen, eine Zollanmeldung auch nach der Überlassung zu ändern [1].
6. Eine Ansprechperson benennen, die Unterlagen und Abläufe kennt; was diese Rolle im Unternehmen leistet, beschreibt Zollbeauftragter: Aufgaben.

Athren arbeitet neben Ihrer Zollagentur oder Ihrer eigenen Zollabteilung und legt sein Ergebnis neben die Zollanmeldung, die abgegeben wurde. So sehen Sie, wo Codenummer, Ursprungsnachweis oder Zollwert abweichen.