Douanesoftware kiezen: wat u een leverancier vraagt

Kies douanesoftware op vier punten die u vóór de handtekening kunt nagaan: dient de software de aangifte zelf in of bereidt ze die voor voor de software waarmee u indient, bereikt ze het aangiftesysteem waarin u aangeeft, wie controleert elk dossier voordat het wordt ingediend, en waar worden uw zendingsgegevens verwerkt. Test haar daarna op uw eigen eerdere zendingen, waarvan u de uitkomst al kent. Dat geldt voor een douane-expediteur en net zo goed voor de douaneafdeling van een importeur.

Aangiftesoftware of een voorbereidende laag

Aangiften worden in de regel elektronisch met de Douane uitgewisseld [1]. De software die dat doet, is aangiftesoftware: die bevat de aangifte, stuurt haar als bericht naar het nationale aangiftesysteem en ontvangt de antwoorden, zoals aanvaarding, vrijgave of een controle. In Duitsland vraagt deelname aan ATLAS gecertificeerde software, voor elke ATLAS-release apart gecertificeerd [2], en een aanmelding vooraf [3].

Een voorbereidende laag zit daarvoor. Die leest de e-mail van de zending met de documenten, vult de aangifte in, stelt goederencodes voor en stelt een vraag waar de documenten zwijgen. Ze vervangt de aangiftesoftware niet; de voorbereide aangifte moet daar nog in komen. Sommige pakketten doen allebei.

Vraag de leverancier welke van de twee het is, en als het voorbereidt, hoe het resultaat in uw aangiftesoftware komt: als bestand dat uw declarant inleest, overgetypt, of via een koppeling die beide leveranciers onderhouden. Elk antwoord betekent ander werk voor uw declaranten.

Welke aangiftesystemen de software moet bereiken

• Nederland: DMS. DMS werkt met berichten die zijn beschreven in de MIG DMS 4.0 of 4.1, de richtlijnen waarnaar softwareleveranciers en zelfbouwers bouwen [4]. Sinds 16 mei 2026 levert u bescheiden die de Douane bij een controle van een in- of uitvoeraangifte opvraagt rechtstreeks via DMS aan, niet meer per e-mail [5]. Vraag of de software dat ook kan. Welk gegeven in DMS uit welk document komt, staat in DMS-invoeraangifte.
• België: IDMS. IDMS vervangt PLDA voor de invoer, en sinds 30 september 2025 moeten marktdeelnemers hun invoeraangiften zoveel mogelijk via IDMS indienen [6]. Sinds augustus 2026 kunt u aangiften ook aanmaken en indienen in de webinterface van IDMS [7]. Meer in IDMS: de invoeraangifte bij de Belgische douane.
• Duitsland: ATLAS. zoll.de publiceert de lijst van gecertificeerde software voor ATLAS-release 10.1, met naam en versie van elk pakket en de procedures en berichtengroepen waarvoor het certificaat geldt [2]. Kijk of invoer op het certificaat staat, voor de versie die u zou gebruiken. ATLAS heeft ook een proefbedrijf, waarin deelnemers en softwaremakers aangiften van elke soort naar virtuele testkantoren sturen [3].
• Ierland: AIS. Een importeur moet zijn invoeraangifte in AIS indienen, met eigen software of die van een leverancier, en die software, of die van zijn douane-expediteur, moet met AIS kunnen communiceren [8]. AIS V2 is op 15 september 2026 in gebruik genomen; vanaf 16 december 2026 verwerkt AIS V1 geen invoeraangiften meer [9]. Vraag op welke versie de software draait.

Ook de systemen veranderen: vanaf 1 maart 2031 mogen importeurs hun gegevens via de EU Customs Data Hub verstrekken, en vanaf 1 maart 2034 moeten zij dat [11]. Software die u nu kiest, moet die overstap meemaken.

Wie controleert elk dossier

Wie een aangifte indient, is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de gegevens en voor de echtheid, juistheid en geldigheid van de bewijsstukken; een douanevertegenwoordiger die de aangifte indient, is aan dezelfde verplichtingen gebonden [1]. Software neemt daar niets van over. De vraag is dus niet hoeveel van een aangifte de software invult, maar of er nog iemand elk dossier controleert voordat het wordt ingediend, en wat die persoon dan ziet.

Vraag de leverancier het op één dossier te laten zien:

• welke gegevens uit een document komen, en uit welke regel;
• welke goederencodes een voorstel zijn, en tot hoeveel cijfers;
• wat nog openstaat, en de vraag die het zou oplossen;
• wie elke goederencode heeft bevestigd, en wanneer;
• of een dossier de aangiftesoftware kan bereiken zonder dat iemand het heeft geopend.

Een gegeven zonder de regel waaruit het komt, moet uw declarant opnieuw opzoeken. Een voorgestelde goederencode controleert u met haar opbouw in de gratis goederencode-zoeker.

Waar uw gegevens worden verwerkt

Zendingsmails bevatten persoonsgegevens: namen, e-mailadressen en telefoonnummers van contactpersonen bij verladers en ontvangers. Een leverancier die die gegevens voor u verwerkt, is verwerker in de zin van de AVG. U mag alleen een beroep doen op verwerkers die afdoende garanties bieden voor passende technische en organisatorische maatregelen, en de verwerking moet zijn vastgelegd in een overeenkomst die onder meer het onderwerp, de duur, de aard en het doel ervan noemt [10]. De verwerker schakelt geen andere verwerker in zonder uw schriftelijke toestemming, en persoonsgegevens gaan alleen naar een land buiten de EU onder de voorwaarden van hoofdstuk V van de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit van de Commissie [10].

Vraag daarom in welke landen de gegevens worden opgeslagen en verwerkt, ook door een taalmodel dat de software aanroept; welke subverwerkers er zijn; hoe lang dossiers worden bewaard; en of uw dossiers worden gebruikt om iets te trainen.

Wat u een leverancier vraagt

1. Dient de software de aangifte in, of bereidt ze die voor voor de software waarmee wij indienen?
2. Voor welke systemen, en welke release of versie: DMS, IDMS, ATLAS, AIS?
3. Hoe komt een voorbereide aangifte in onze aangiftesoftware?
4. Kan een dossier worden ingediend zonder dat iemand het opent?
5. Toont elk gegeven de documentregel waaruit het komt?
6. Waar worden onze gegevens opgeslagen en verwerkt, en door welke subverwerkers?
7. Hoe rekent u: per aangifte, per goederencode of per gebruiker?
8. Bereidt u twintig van onze eerdere zendingen voor voordat wij tekenen?

De vergelijkingspagina laat zien hoe de AI-hulpmiddelen die aangiften voorbereiden zichzelf beschrijven, en wie in elk geval indient.

Testen met uw eigen eerdere zendingen

Uw eigen eerdere dossiers zijn de beste test, want u weet hoe ze zijn afgelopen. De bescheiden voor douanecontroles moet u ten minste drie jaar bewaren [1], dus u hebt ze.

1. Kies ongeveer twintig eerdere zendingen: eenvoudige, lange facturen, onduidelijke omschrijvingen, een ontbrekend oorsprongsbewijs.
2. Stuur de leverancier de documenten zoals ze binnenkwamen, de e-mail met de bijlagen, en de aangifte die is ingediend.
3. Laat elk dossier alleen vanuit de documenten voorbereiden en naast de ingediende aangifte terugsturen, gegeven voor gegeven.
4. Bekijk elk verschil: goederencode per regel, douanewaarde, oorsprong en preferentie, aantallen en gewichten, en wat openbleef.
5. Bepaal per verschil wie gelijk had. De ingediende aangifte is niet altijd de juiste.
6. Laat de declarant die met de software gaat werken vijf voorbereide dossiers controleren en zeggen wat hij opnieuw moest opzoeken.

Eerdere dossiers bevatten dezelfde persoonsgegevens; sluit de verwerkersovereenkomst dus voordat u ze verstuurt [10].

Athren is zo'n voorbereidende laag: het bereidt het dossier voor vanuit de e-mail van de zending, vult de aangifte in vanuit de documenten en stelt een goederencode voor waar de factuur duidelijk is. Uw declarant controleert wat openstaat en dient de aangifte in via uw eigen aangiftesoftware. Athren dient niets in bij de Douane.