Douane-audit voorbereiden: controle achteraf en auditfile

Bij een douane-audit controleert de Douane na de vrijgave van de goederen uw aangiften, de handelsdocumenten en de handelsgegevens die erbij horen, bij u en bij iedereen die beroepshalve bij de transactie betrokken was [1] [2]. Voorbereiden betekent: elke aangifte bij haar documenten leggen, goederencode, oorsprong en douanewaarde vergelijken met uw eigen administratie, en fouten zelf herstellen voordat de controleur ze vindt. Werkt u met de ketenregeling, dan levert u daarnaast een Auditfile Voorraad aan [3].

Wat de Douane na de vrijgave controleert

Het douanewetboek laat de douane na de vrijgave de juistheid en volledigheid van de aangifte controleren, en het bestaan, de echtheid, de juistheid en de geldigheid van de bescheiden. Zij mag ook de boekhouding van de aangever en andere bescheiden over de transacties inzien, en over latere of eerdere handelstransacties met dezelfde goederen [1]. Iedereen die direct of indirect betrokken is, moet de douane op verzoek en binnen de gestelde termijn alle documenten en inlichtingen geven [1].

De Douane heeft gekozen voor een systematische controle achteraf, als onderdeel van haar controlemix [2]. Dat kan een controle na de invoer (CNI) zijn of een administratieve controle naar aanleiding van een aangifte of een aanvullende aangifte. De controle gebruikt de handelsdocumenten en gegevens over de invoer en latere transacties, en een onderzoek van de goederen zolang dat nog kan [2]. Zij kan plaatsvinden bij de aangever, bij iedereen die beroepshalve direct of indirect bij de transactie betrokken is, zoals importeur, exporteur, stuwadoor of vervoerder, en bij iedereen die de handelsdocumenten beroepshalve heeft, zoals een bank [2].

Als er te weinig is betaald

Blijkt bij de controle dat er te weinig invoerrechten zijn geheven, dan wordt er achteraf geboekt. Dat gebeurt per aangifte: de uitkomst van één of enkele aangiften wordt niet omgeslagen over alle aangiften [2]. De Douane noemt als mogelijke maatregelen ook het wijzigen van de aangifte, terugbetaling, het versturen van een renseignement en het informeren van het CBS [2].

Hoe ver de Douane terug kan gaan

Een douaneschuld kan niet meer aan de schuldenaar worden meegedeeld als er drie jaar zijn verstreken sinds zij is ontstaan. Ontstond de schuld door een handeling die tot strafvervolging kon leiden, dan verlengt het nationale recht die termijn tot minimaal vijf en maximaal tien jaar [1]. Bewaar de documenten bij een aangifte ten minste drie jaar, te rekenen vanaf het einde van het jaar waarin de aangifte voor het vrije verkeer is aanvaard [1].

De Auditfile Voorraad

De Douane omschrijft de Auditfile Voorraad als een gestandaardiseerd bestand met data uit de bedrijfs- en voorraadadministratie, dat in het kader van een douane-audit op verzoek van de Douane wordt gemaakt en daarna met zoveel mogelijk standaardanalyses bijdraagt aan het oordeel van de Douane [3]. Het bestand is verplicht voor bedrijven die de ketenregeling gebruiken en vrijwillig voor andere bedrijven, en het bouwt voort op de internationale standaard ISO 21378:2019 [3]. De documentatieset staat op de Nationale Helpdesk Douane, nu in versie 1.12 [4].

Voor een importeur zonder vergunning voor de ketenregeling is de auditfile dus geen plicht. Het idee erachter is wel bruikbaar: zet uw aangiften en uw administratie in één overzicht naast elkaar voordat de Douane erom vraagt.

Checklist voor de controle

1. Maak een lijst van de aangiften in de periode die de Douane noemt, en vraag uw douane-expediteur om een overzicht van alle aangiften op uw naam.
2. Leg elke aangifte bij haar documenten: factuur, paklijst, vervoersdocument, vracht- en verzekeringsfacturen, oorsprongsbewijs en de correspondentie met de leverancier.
3. Vergelijk goederencode, oorsprong en douanewaarde met uw eigen administratie. Let op hetzelfde artikel onder twee goederencodes, een preferentie zonder oorsprongsbewijs in het dossier en vracht die in de douanewaarde ontbreekt; zie douanewaarde berekenen.
4. Controleer codes met maatregelen. Een gemist antidumpingrecht hoort bij de douaneschuld zoals elk ander recht.
5. Herstel wat u vindt. Binnen drie jaar na aanvaarding kan de aangever vragen een aangifte ook na de vrijgave te wijzigen [1].

Athren werkt naast uw douane-expediteur of uw eigen douaneafdeling en legt zijn resultaat naast de aangifte die is ingediend, zodat u ziet waar de goederencode, het oorsprongsbewijs of de douanewaarde afwijkt.