AEO-certificaat: voorwaarden, aanvraag en register

Een AEO-certificaat, officieel de vergunning Authorised Economic Operator, vraagt u aan bij de Douane via het EU Customs Trader Portal, met de aanvraag, een vragenlijst voor zelfbeoordeling en een managementverklaring [6]. U krijgt het als uw bedrijf aan de criteria voldoet: geen ernstige overtredingen, een administratie die douanecontrole mogelijk maakt, solvabiliteit en, afhankelijk van de soort, vakbekwaamheid of veiligheidsnormen [1]. De Douane beslist binnen 120 dagen [6].

Wat een AEO-vergunning betekent

Als AEO-vergunninghouder wordt u in de hele EU als betrouwbaar beschouwd bij douanetransacties [4]. Er zijn twee vergunningen: AEO Douanevereenvoudigingen (AEO-C) en AEO Veiligheid (AEO-S). U kunt ze combineren, en ze zijn geldig in alle EU-lidstaten [5]. Volgens het douanewetboek geeft AEO-C toegang tot bepaalde vereenvoudigingen en AEO-S tot faciliteiten op het gebied van beveiliging en veiligheid [1].

De Douane noemt als voordelen minder controles, voorrang als u voor controle bent geselecteerd, keuze van de plaats van controle, kennisgeving vooraf bij selectie en, bij AEO-S, wederzijdse erkenning met derde landen [5]. De Douane ziet aan uw EORI-nummer welke AEO-status u heeft [9]; zie EORI-nummer aanvragen.

De vijf AEO-criteria

Het douanewetboek stelt de criteria en de uitvoeringsverordening werkt ze uit [1] [3]:

1. Naleving. Over de laatste drie jaar geen ernstige of herhaalde overtredingen van douane- en belastingwetgeving en geen ernstige strafbare feiten in verband met de bedrijfsactiviteit. Dat geldt voor de aanvrager, voor wie het bedrijf leidt of zeggenschap heeft over het bestuur, en voor de werknemer die verantwoordelijk is voor de douanezaken [3].
2. Administratie. Een boekhouding die controle op basis van audits mogelijk maakt en een audittrail bewaart; douanegegevens die deel uitmaken van de boekhouding of daarmee te vergelijken zijn; een logistiek systeem dat Uniegoederen en niet-Uniegoederen onderscheidt; interne controles die fouten voorkomen, opsporen en herstellen; en een goede archivering [3].
3. Solvabiliteit. Geen faillissementsprocedure, de douanerechten en andere heffingen bij in- en uitvoer over de laatste drie jaar betaald, en voldoende financiële draagkracht, zonder negatief eigen vermogen tenzij dat kan worden gedekt [3].
4. Praktische vakbekwaamheid, voor AEO-C. De aanvrager of de persoon die verantwoordelijk is voor zijn douanezaken heeft ten minste drie jaar praktische ervaring in douanezaken, voldoet aan een Europese kwaliteitsnorm voor douanezaken of heeft een erkende opleiding in douanewetgeving gevolgd. Wie zijn douanezaken uitbesteedt aan een AEO-C, voldoet ook [3].
5. Veiligheid, voor AEO-S. Beveiligde gebouwen en toegangscontrole, veilige behandeling van goederen, handelspartners die hun deel van de keten beveiligen, screening van personeel op gevoelige posities, veiligheidsprocedures voor externe dienstverleners, bewustwording bij het personeel en een contactpersoon voor veiligheidsvragen [3].

AEO-certificaat aanvragen

U vraagt de vergunning aan in de lidstaat waar uw hoofdadministratie voor douanedoeleinden wordt gevoerd of toegankelijk is, en waar ten minste een deel van de activiteiten plaatsvindt [1]. Eén aanvraag dekt alle vaste inrichtingen van het bedrijf in de EU [2]. Heeft uw bedrijf vestigingen in meerdere lidstaten, dan hangt het van de juridische status af: een aparte rechtspersoon vraagt aan in de lidstaat waar hij gevestigd is, een vaste inrichting in de lidstaat van de rechtspersoon waaronder zij valt [6].

In Nederland bestaat de aanvraag uit drie delen [6]:

• de aanvraag zelf, online via het EU Customs Trader Portal, waarvoor u eHerkenning nodig heeft;
• de AEO-vragenlijst voor zelfbeoordeling;
• de managementverklaring.

De vragenlijst en de ondertekende verklaring stuurt u samen mee als één zip-bestand, omdat u maar één bijlage kunt meesturen. Een bevoegd directeur ondertekent de aanvraag, en bij gezamenlijke bevoegdheid tekenen alle directeuren of stuurt u een machtiging mee [6]. In het portal regelt u ook wijziging, schorsing en intrekking, en vragen van de Douane verschijnen er als taak [6].

Termijnen en bedrijfsbezoek

Na ontvangst van een volledige aanvraag informeert de Douane binnen 7 dagen de andere lidstaten en beslist zij binnen 120 dagen. Die termijn kan met 60 dagen worden verlengd, en met 30 dagen als er meer informatie nodig is [6]. Is de aanvraag niet compleet, dan vraagt de Douane binnen 30 dagen om de ontbrekende gegevens [6]. De vergunning gaat in op de vijfde dag na het besluit [2].

De Douane bezoekt elk bedrijf dat een aanvraag indient en spreekt dan met de directie, met de mensen die de zelfbeoordeling hebben gedaan en met de verantwoordelijke voor het veiligheidsbeleid [7]. Een aanvraag wordt niet geaccepteerd als de Douane minder dan drie jaar eerder een AEO-vergunning van de aanvrager heeft ingetrokken [7]. Na de afgifte zet u een systeem van monitoring op en meldt u wijzigingen die de status kunnen raken [4].

AEO-register: een AEO opzoeken

Op de AEO-pagina van de Europese Commissie staat een zoekfunctie voor de AEO's in de EU en een overzicht van de nationale AEO-contactpunten [8]. Hoe de Douane na de vrijgave uw aangiften en administratie controleert, staat in douane-audit voorbereiden.