Eisen aan de factuur voor de douane

Eisen factuur douane: bij een aangifte voor het vrije verkeer is de factuur die hoort bij de aangegeven transactiewaarde een verplicht bewijsstuk [1]. Zij moet aanwezig zijn als u de aangifte doet en wordt op verzoek aan de Douane overgelegd [2]. Het Handboek Douane noemt als minimum de naam en het adres van verkoper en koper, en gegevens over hoeveelheid, prijs, kwaliteit, leveringsvoorwaarden en betalingscondities van de goederen [2].

Handboek Douane: wat een factuur bevat

Het Handboek Douane werkt de factuur uit bij de douanewaarde. Wie de aangifte doet, moet de handelsfactuur, of een afschrift, in bezit hebben om de gegevens over de waarde juist in te vullen [3]. Een factuur voldoet in de regel aan de eisen van artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968 en vermeldt onder andere [3]:

• naam en adres van de leverancier en van de afnemer;
• een omschrijving van de goederen, naar soort en hoeveelheid;
• de prijzen, per eenheid en in totaal;
• plaats en datum van de levering;
• de overeengekomen leveringsvoorwaarden en de wijze van vervoer;
• de betalingsconditie, en eventueel een ondertekening.

Staat er geen Incoterm op de factuur en blijkt die ook niet uit andere handelsbescheiden, dan wordt uitgegaan van EXW [3]. Wat dat voor de waarde betekent, staat in douanewaarde berekenen met Incoterms.

Goederenomschrijving: Nederlands of Engels

Alleen de goederenomschrijving, gegevenselement 18 05, geeft u in de aangifte nog als tekst; alle andere omschrijvingen hangen aan een code [4]. Een douaneaangifte stelt u in Nederland op in de Nederlandse of de Engelse taal [4]. Een Engelse omschrijving van de leverancier kunt u dus overnemen, mits zij nauwkeurig genoeg is.

Die maatstaf ligt vast: de omschrijving is de gebruikelijke handelsbenaming, zo nauwkeurig dat de goederen op basis daarvan kunnen worden geïdentificeerd en onmiddellijk en met zekerheid kunnen worden ingedeeld [5]. Een factuur voor een koper noemt vaak alleen het product. Welke gegevens de aangifte verder uit de factuur haalt, staat in DMS-invoeraangifte: welk gegeven uit welk document.

Voorbeeld van een goede factuurregel

Een voorbeeld van een commerciële factuur voor de douane, teruggebracht tot één regel. De regels zijn een illustratie, geen echte zending.

Waarom juist de stof bij dit bord telt, staat in goederencode voor porselein en keramiek. Staat er een oorsprongsverklaring op de factuur, lees dan oorsprongsverklaring op de factuur bij invoer.

Proforma factuur voor de douane

Is er voor de goederen nog geen factuur opgemaakt, dan kunt u volgens het Handboek de gegevens van bijvoorbeeld een pro forma factuur, een factuur "for customs purpose only" of een voorlopige factuur opnemen; bij twijfel kan de Douane om de definitieve factuur vragen [3]. Heeft de koper ook na dat verzoek geen definitieve factuur, dan aanvaardt de Douane zo'n stuk alleen als de gegevens juist zijn en de waarde weerspiegelen [3].

Staat de prijs bij de aangifte nog niet vast maar hangt zij af van objectieve, vooraf bepaalde factoren buiten de wil van partijen, dan doet u een onvolledige aangifte en dient de koper een aanvullende aangifte in zodra de definitieve factuur er is [3]. Een waardeverklaring van de aangever of importeur kan een factuur nooit vervangen [3].

In het Codeboek Douane heeft de pro-forma factuur code N325 en de handelsfactuur code N380; N935 is de factuur op grond waarvan de douanewaarde wordt aangegeven [6].

Aanleveren via DMS

Bij een elektronische aangifte hoeft de factuur niet mee met de aangifte. Wordt de aangifte voor controle geselecteerd, dan legt u haar op verzoek over [2]. Sinds 16 mei 2026 levert u zulke bescheiden aan via DMS, vanuit uw douanesoftware, en niet meer per e-mail [7]. U kunt ze apart per bescheidcode aanleveren, onder meer als PDF, Word, Excel of JPEG [7].

Athren bereidt het dossier voor vanuit de e-mail met factuur en paklijst en vult de aangifte in vanuit de documenten; wat de factuur openlaat, zet het als vraag klaar. Uw declarant controleert wat openstaat en dient de aangifte in, in DMS via uw eigen aangiftesoftware. Athren dient niets in bij de Douane.